شاخص های کلیدی عملکرد یا KPI ها به سازمان ها کمک می کنند تا پیشرفتشان را به سوی اهداف مورد نظر تعریف و اندازه گیری کنند. بدین معنا که در یک حوزه مثل مالی، تولید، فروش و … برای اندازه گیری عوامل حیاتی سازمان سنجه هایی تعریف می کنیم و برای هر یک هدف گذاری می کنم. بعد از آن با مانیتور کردن این شاخص ها می توانیم میزان فاصله را از اهداف مشخص کنیم.
شاخص‌ها کلیدی عملکرد از هر نوعی که انتخاب شوند، باید منعکس‌کننده اهداف سازمان باشند و به عبارتی در موفقیت شرکت، نقش کلیدی داشته و قابل اندازه‌گیری باشند.شاخص‌های کلیدی عملکرد عموماً مربوط به ملاحظات بلندمدت هستند و معمولاً تعریف و چگونگی اندازه‌گیری آن‌ها تغییر نمی‌کند. زمانی که سازمانی به اهدافش نزدیک‌تر شود یا اهدافش تغییر کند، ممکن است شاخص‌های کلیدی عملکرد آن نیز تغییر نماید.