• ضرورت و اهمیت تجزیه و تحلیل شغل
• تجزیه و تحلیل شغل چیست؟
• طراحی شغل، تدوین شرح شغلی و شرایط احراز بر مبنای تجزیه و تحلیل شغل
• مدل‌های طراحی شغل
• تعیین معیارهای ارزیابی عملکرد و جبران خدمات بر مبنای تجزیه و تحلیل شغل
• آموزش و بهبود مستمر متصدیان بر مبنای تجزیه و تحلیل شغل

مقدمه

در دنیای امروز منابع انسانی به عنوان یکی از ارزشمندترین منابع در سازمان‌ها محسوب می‌شود. عمده‌ترین هدف اصلی استقرار سیستم مدیریت منابع انسانی ایجاد سازوکارهای لازم و اثربخش در جهت توسعه منابع انسانی و تبدیل آن به سرمایه‌های انسانی سازمان است. مدیران منابع انسانی، با تمرکز بر رابطه شغل و شاغل، تجزیه و تحلیل شغل، غنی‌سازی شغلی و بازتعریف آن بستر لازم را برای توسعه مشاغل و رشد کارکنان فراهم آورند.

نکته

تجزیه و تحلیل شغل به عنوان ابزاری کارآمد در مسیر توسعه منابع انسانی و سرمایه‌پروری در سازمان‌ها پیشنهاد می‌شود، چرا که تجزیه و تحلیل شغل تنها به طراحی شغل، تدوین و تنظیم شرح شغلی، شرایط احراز و استخدام موفق منجر نشده، بلکه سبب افزایش انگیزه، رضایت و تعلق سازمانی گردیده و زیربنای لازم را برای آموزش و توسعه منابع انسانی فراهم خواهد کرد. تجزیه و تحلیل شغل زیرساخت لازم را برای فرآیندهای سیستم مدیریت منابع انسانی فراهم کرده و آنها را همسو و یکپارچه می‌سازد.

اهمیت تجزیه و تحلیل شغل

در سال‌های اخیر یکی از چالش‌های مدیریت منابع انسانی افزایش انگیزه، رضایت و تعلق سازمانی کارکنان در دراز مدت است. در واقع این پرسش کلیدی مطرح است که آیا میتوان طراحی یک شغل و تدوین شرح شغلی آن را به شیوه‌ای انجام داد که در بلند مدت همچنان مطلوب متصدیان و متناسب با نیازها و خواسته‌های آن‌ها باشد؟ قدر مسلم پاسخ این سوال نه هست. شرح شغل و سایر موارد مربوط به آن باید در فواصل زمانی مختلف مورد بازنگری قرار گرفته و متناسب با تغییرات در سازمان باشد.

نکته

تعهد بلندمدت شاغل نسبت به شغل مستلزم کاهش استهلاک شغلی از طریق تقویت و افزودن ویژگی‌های مثبت و همچنین حذف و کاهش ویژگی‌های منفی شغل است. حفظ و بهبود رابطه شغل و شاغل نیازمند غنی‌سازی شغل بر مبنای تجزیه و تحلیل دقیق و هدفمند آن است.

تجزیه و تحلیل شغل چیست؟

تجزیه و تحلیل شغل فرآیندی نظام‌مند و هدفمند برای گردآوردی اطلاعات مربوط به یک شغل و تجزیه و تحلیل آن به منظور مدیریت شغل و شاغل است.

اطلاعات مربوط به شغل

• مشخصه‌ها، ویژگی‌ها و ارزش‌های منحصر به فرد شغل
• نگرش، ویژگی‌های شخصیتی، دانش، مهارت و توانمندی‌های موردنیاز شغل
• حیطه اختیارات شغل، تصمیم‌گیری‌ها، مسئولیت‌ها و پاسخگویی در قبال آنها
• وظایف و فعالیت‌های مربوط به شغل
• دایره ارتباطات و تعاملات
• معیارها و شیوه‌های ارزیابی عملکرد آن
• شرایط فیزیکی و روانی مربوط به محیط کار
• سیستم جبران خدمات
• مسیر پیشرفت و کارراهه شغلی

نکته

در فرآیند تجزیه و تحلیل شغل، خروجی حاصل از بررسی اطلاعات مختلف به عنوان ورودی فرآیندهای مرتبط با مدیریت شغل عمل می‌کند. فرآیندهایی نظیر طراحی شغل، تدوین شرح شغلی، شرایط احراز، سیستم ارزیابی عملکرد و جبران خدمات، برنامه‌ریزی برای آموزش و بهبود مستمر و …

طراحی شغل، تدوین شرح شغلی و شرایط احراز بر مبنای تجزیه و تحلیل شغل

سازمان‌های نوین تنها به دنبال تعیین وظایف و مهارت‌های مورد نیاز شغل‌های مختلف نیستند، بلکه از طریق تجزیه و تحلیل شغل سعی دارند تناسب میان شغل و شاغل را ارتقاء دهند. در تجزیه و تحلیل شغل اطلاعات لازم برای طراحی شغل، تدوین شرح شغلی و شرایط احراز از روش‌های متعددی گردآوری می‌شود:

مقایسه با تجربیات مشابه

بررسی و تحلیل شرح شغلی و شرایط احراز مشاغل مورد نظر در سازمان‌های مشابه و موفق داخلی و خارجی (الگوبرداری و بومی‌سازی)

نیازسنجی و نظرسنجی از ذینفعان

متصدیان فعلی سازمان، همکاران، مدیران و زیردستان آن‌ها به عنوان مشتریان درون سازمانی و همچنین مشتریان برون سازمانی (در قالب مصاحبه و پرسش‌نامه)

بررسی پیشنهادات خبرگان و صاحب نظران

اطلاعات حاصل از روش‌های فوق در کارگروه‌های تخصصی و با حضور مدیران منابع انسانی سازمان، کارشناسان رفتار سازمانی، کارشناسان روانشناسی صنعتی تجزیه و تحلیل می‌شود. در ادامه بر اساس یکی از مدل‌های رایج در طراحی شغل مشخصه‌ها، ویژگی‌ها و ارزش‌های مختص به هر شغل تعریف می‌شود و شرح شغلی متناسب با آن را تدوین می‌کنند. شرح شغلی حیطه اختیارات، مسئولیت‌ها، وظایف و فعالیت‌های مرتبط با هر شغل را مشخص می‌کند.
در گام بعدی، شرایط احراز هر شغل متناسب با شرح شغلی آن تعیین شده و فرصت‌های شغلی مورد نیاز تعریف می‌شود. یک استخدام نتیجه بخش و موفق مستلزم داشتن شرح شغلی دقیق و شفاف و شرایط احراز متناسب با آن است تا بتوان بر اساس آن افراد شایسته‌ای را برای موقعیت‌های شغلی مورد نظر انتخاب کرد.

مدل‌های طراحی شغل

در گذشته مدل رایج برای طراحی شغل مبتنی بر تقسیم وظایف و فعالیت‌ها با هدف انجام سریع‌تر، دقیق‌تر و ارزان‌تر کارها و افزایش کارایی بوده است. در سال‌های اخیر مدل‌های متفاوتی برای طراحی شغل پیشنهاد شده و هر کدام از آنها از زوایای متفاوتی مولفه‌های شغل را بررسی کرده‌اند. مدل پیشنهادی از سوی‌ هاکمن و همکاران با عنوان «مدل ویژگی‌های شغلی» یکی از معروف‌ترین و پرکابردترین مد ل‌های موجود است.
در این مدل افزایش انگیزه، تعهد، رضایت و بهره‌وری عملکرد فرد شاغل در گرو سه مولفه اصلی است.

1. کنش معنادار

بازتعریف شغل در قالب یک کنش معنادار مستلزم آگاهی از میزان اهمیت و ارزش شغل در سطح کلان سازمان و جامعه است. تنوع مهارت‌ها و توانمندی‌های مورد نیاز در یک شغل بر اهمیت آن می‌افزاید و به افزایش انگیزه و رشد فرد می‌انجامد. نوع و میزان مشارکت فرد در چرخه کار هویت شغل او را تعریف می‌کند. به طور خلاصه باید گفت اگر فرد شاغل بتواند در ذهن خود تعریف شفاف‌تر و معنادارتری از کاری که انجام می‌دهد داشته باشد، قادر خواهد بود از طریق شغلش هویت‌یابی کند. به عبارت دیگر این شغل می‌تواند به زندگی او معنا بخشد و هویتش را کامل کند.

2. اختیار و مسئولیت‌پذیری

برخورداری از حق تصمیم‌گیری و به دنبال آن پاسخ‌گویی نسبت به عواقب تصمیمات، علاوه بر اینکه استقلال فرد شاغل را تقویت کرده و به خودباوری و کارآمدی او کمک می‌کند، سبب افزایش تعهد، مسئولیت‌پذیری و ارتقاء کیفیت عملکرد او نیز خواهد شد.

3. آگاهی از نتایج و پیامدهای شغل

هر فردی باید از نتایج فعالیت‌هایش و تاثیرات و پیامدهای آن آگاه باشد و این آگاهی از طریق دریافت بازخوردهای مستمر و سازنده محقق خواهد شد. در چنین شرایطی فرد شاغل بدون احساس فرسودگی و در جا زدن می‌تواند در جهت بهبود مستمر خود حرکت کند.

تعیین معیارهای ارزیابی عملکرد و جبران خدمات بر مبنای تجزیه و تحلیل شغل

اگر طراحی شغل و تدوین شرح شغل بر مبنای تجزیه و تحلیل شغل انجام گیرد، قادر خواهد بود معیارهای شفاف، قابل اندازه‌گیری و قابل تحققی را برای ارزیابی عملکرد متصدیان در اختیار مدیران منابع انسانی قرار دهد. ارزیابی عملکرد متصدیان نیازمند معیارهای شفاف و مناسب به منظور ارائه بازخورد های سازنده و همچنین جبران خدمات آنها است. شغل ها بستر تعهدات و تعاملات متقابل بین افراد شاغل و سازمان را تعیین و تعریف می کنند. تعیین حقوق، جریمه، پاداش، مزایا و همچنین ترفیع، تعدیل و اخراج کارکنان باید به دور از سوگیری و اعمال سلیقه شخصی و بر مبنای معیارهای حاصل از تجزیه و تحلیل شغل های آنها صورت گیرد.

آموزش و بهبود مستمر متصدیان بر مبنای تجزیه و تحلیل شغل

خروجی حاصل از فرآیند تجزیه و تحلیل شغل می تواند دانش، تخصص، مهارت و توانمندی های مورد نیاز هر شغل را مشخص کند. مدیران منابع انسانی بر مبنای این اطلاعات و ارزیابی وضعیت موجود (سطح مهارت و توانمندی های فعلی کارکنان) می توانند تفاوت میان وضعیت کنونی

و وضعیت مطلوب را اندازه گیری کنند. در ادامه آنها قادر خواهند بود نیازهای آموزشی کارکنان را اولویت بندی کرده و به برنامه ریزی آموزشی بپردازند. اگر برنامه های آموزشی و توسعه کارکنان مبتنی بر نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل شغل آنها باشد، با کارایی و اثربخشی بیشتری اجرا خواهد شد، چرا که بر اساس یک نیازسنجی و ارزیابی واقع بینانه انجام شده است.