بطور کلی در فضای کسب و کار و محیط زندگی با مذاکره سروکار داریم. به عنوان مثال، می‌خواهیم بر فرزندانمان تأثیر بگذاریم تا بر اساس ارزش‌هایی که ما احساس می‌کنیم مناسب است، رفتار کنند یا می‌خواهیم همسرمان برای تعطیلات جای مورد نظر ما را انتخاب کند. موفقیت ما به رفتار و مهارت‌های ما در برخورد با همکاران درون سازمان‌هایــی که در آن کار می‌کنیم و همچنین شرکای خارجی وابسته است.

موارد متعددی وجود خواهد داشت که در آن می‌خواهیم بر همکاران یا شرکای خود تاثیرگذار باشیم تا یک مسیر خاص را اتخاذ کنند، همکاران یا ذینفعان را متقاعد سازیم که در پروژه‌های مشترک شرکت کنند یا با هدف تامین بودجه برای پروژه‌های خاص مورد نظر ما مذاکــره کنند.

چهار اصل اساسی مذاکرات

• ملایمت در برخورد با افراد
• تمرکـز بر نیازها
• خلاق بودن در مورد گزینه‌های برد-برد
• تنظیم توافق نامه‌های روشن و واضح

این اصول توسط شبکه حل و فصل اختلافات، بعدها به دوازده مهارت تبدیل شده است.

نکته

در صورت امکان از قبل آماده شوید در نظر بگیرید که نیازهای شما و نیازهای فرد دیگر چیست؟ نتایج را در نظر بگیرید که ممکن است بیشتر از حد تصور هردوی شما باشد. یک رویکرد برد-برد در پیش بگیرید، حتی اگر تاکتیک‌هایی که توسط شخص دیگری استفاده می‌شود، ناعادلانه به نظر برسد. واضح است که وظیفه شما این است که مذاکــره را در جهت مثبت هدایت کنید. برای انجام این کار ممکن است لازم باشد برخی از موارد زیر را انجام دهید:

باز شکل دادن

یک سؤال را برای باز شکل دادن بپرسید. مثلا “اگر ما در حل این مشکل موفق شویم، چه تفاوت‌هایی ایجاد خواهد شد؟” از میزان درک افراد از موضوع مورد بحث مطلع شوید برای مثال بپرسید (“لطفا به من بگویید که شما از من یا از آنها چه شنیده‌اید.”) درخواست کنید چیزی که او گفت دوباره به شکل مثبت‌تر بیان شود، و یا به عبارت دیگر صحبت خود را در مورد افراد یاموضوع بیان کنید.

به جای واکنش نشان دادن پاسخ دهید!

• احساسات خود را مدیریت کنید.
• از برخی از اتهامات، حملات، تهدیدها یا اولتیماتوم‌ها بگذرید.
• برای طرف دیگر این امکان را ایجاد کنید که بدون احساس تحقیر شدن برگردد.

تمرکز دوباره بر روی موضوع

• ارتباط را حفظ کنید و سعی کنید مسئله را حل کنید. (به عنوان مثال “چه چیزی برای هر دو ما عادلانه است؟” خلاصه کنید تا چه اندازه پیش رفته‌اید.
• زمینه‌های مشترک و توافقاتتان رامرور کنید.
• تلاش کنید شریک حل مشکل باشید و در مقابل هم قرار نگیرید.
• موضوع را به چند قسمت تقسیم کنید.
• وقتی گیر کردید به سراغ یک بخش ساده‌تر بروید.
• بهترین و بدترین جایگزین‌ها را توضیح دهید تا به یک توافق قابل قبول برسید.

شناسایی تاکتیک‌های ناعادلانه

• رفتار را به عنوان یک تاکتیک نامگذاری کنید.
• انگیزه‌ای برای استفاده از تاکتیک را بیان کنید.
• استراحت داشته باشید.
• مکان، ترتیبات سالن و غیره راتغییر دهید.
• به گروه‌های کوچکتر بروید. خصوصی ملاقات کنید بخواهید که الان گفتگو پایان یافته و به زمانی دیگر موکول شود، تا شاید «فرصتی برای عکس العمل مناسب نشان دادن» داشته باشید.

ویژگی‌ها و صلاحیت‌ها برای تأثیرگذاری و مذاکره موفق

تعدادی ویژگی و صلاحیت وجود دارد که به ما کمک می‌کند تا به شکل مثبت طرف مقابل را تحت تاثیر قرار داده و با موفقیت مذاکره کنیم. در اینجا ما تلاش کردیم آنها را در زمینه‌ها و مراحل کلیدی گروه‌بندی کنیم. همانند بسیاری از چیزها در زندگی، برنامه‌ریزی پیشاپیش می‌تواند سودمند باشد.

آگاهی فرایند

به ما کمک می‌کند تا بین آنچه که موضوع یا ماده مورد مذاکره قرار می‌گیرد و “چگونگی” (نحوه انجام مذاکره) تمایز قائل شویم. مذاکره کننده با آگاهی از فرآیند بالا ابتدا با مسائل مذاکره کنار می‌آید و سپس این روند را برای رسیدن به نتایج مطلوب شناسایی و مدیریت می‌کند.

پیش مذاکره

معمولاً راه‌های زیادی برای تنظیم کردن شرایطی که تحت آن مذاکره موفقیت آمیز انجام می‌گیرد وجود دارد. برای بسیاری از ذینفعان اصلی پیش مذاکره، بسیار مفید است. افرادی که این رویکرد را توسعه داده‌اند، در ایجاد روابط سخت تلاش می‌کنند، آنها بطور مرتب فرضیه‌ها را بررسی می‌کنند و بطور معمول وقت خود را برای آماده‌سازی و تفکر می‌گذارند تا از طریق اجزای کلیدی به یک رویکرد برد-برد برسند.

اهداف

تعیین اهداف و سپس محدوده و مرزهایی را که تحت آن مذاکرات را انجام می‌دهند.

زمینه‌های مشترک

شناسایی زمینه‌های مشترک بین دو نفر درگیر در مذاکره می‌تواند سودمند باشد. با استفاده از این رویکرد، مذاکره کنندگان خوب به دنبال توافق در مذاکرات هستند.

تاکتیک

به همین ترتیب دانستن تاکتیک‌هایی که ممکن است توسط طرف دیگر به کار گرفته شود، از پیش می‌تواند مفید باشد. با دانستن این مورد می‌توان از طیف وسیعی از ضد تاکتیک‌هایی استفاده کرد که می‌تواند منجر به نتایج موفقیت آمیز در مذاکرات برای ما شود.

انگیزه

این ویژگی یکی دیــگر از بخش‌های کلیدی برنامه‌ریزی است و در برآورد نیازهای طرف‌های دیگر و درک آنها ضروری ست. انگیزه توجه خاصی به حوزه‌هایـی از قبیل “برنامه‌های پنهان” ممکن و انگیزه‌های شخصی افراد دیگر و نیز شخصیت‌های آنها و اهداف کوتاه مدت و بلند مدت آنها دارد.

محل

بطور مشابه، شرایطی که در آن تأثیرگذاری و مذاکره رخ می‌دهد، بسیاراهمیت دارد. نفوذگران و مذاکره کنندگان موثر اغلب با دقت در مورد مکان و تنظیمات آن فکر می‌کنند و به ایجاد یک فضای مطلوب کلی با طراحی مبلمان و صندلی توجه می‌کنند.

سبک

رفتارها را می‌توان مطابق با سبک و شخصیت و اهداف و اهداف احتمالی طرف‌های دیگر و فضای کلی که مذاکرات انجام می‌شود، تطابق داد. هر کسی نمی‌تواند “سبک” و رفتارهای شخصی خود را انعطاف‌پذیر کند، اما کسانی که اغلب می‌توانند؛ به راحتی دیگران را تحت تاثیر قرار دهند.

زمان

مذاکره کنندگان حرفه‌ای مراقب مدیریت ابعاد زمانی مذاکره هستند. بطور معمول می‌توانند به دنبال تأثیر در زمان شروع و پایان مذاکره باشند و از محدودیت‌های زمانی و فشارهای مربوط به زمان برای پایان دادن به مذاکره درجهت مثبت استفاده کنند.

احساسات

بعضی از مذاکره کنندگان حتی به دنبال مدیریت وضعیت احساسی مذاکرات هستند، در نتیجه بر سطح رضایت شخصی افراد تاثیر می‌گذارند، و هرگونه حوادث عاطفی که ممکن است سطح بالایی از اعتماد یا عدم اعتماد را بین طرفین ایجاد کند، در نظر می‌گیرند.

قدرت

نفوذگران موثر، توازن قدرت واقعی و درک شده بین طرفین را در نظر می‌گیرند و پس از آن، رویکرد خود را در مذاکرات بکار می‌گیرند. به عنوان مثال، ممکن است به یک فرد یا سازمان که خود را قوی و قدرتمند می‌داند اجازه دهند تا نقش طرف “قدرتمند” را بازی کند. بدین ترتیب تاکتیک‌ها، اقدامات و رفتارهایی که بی سر و صدا و بطور پیوسته در تلاش برای برداشتن نقاط اصلی مذاکرات از نقطه نظر خودشان است انجام شده و به سمت نتایج موفقیت آمیز هدایت شوند.

زمان و سرعت

با تأثیر بر پیشرفت مذاکرات از طریق تعدادی از موارد ذکرشده، مذاکره کنندگان قوی قصد دارند موضع مذاکره قوی ایجاد کنند که می‌تواند منجر به راه‌حل‌های سودمند شود. آنها در حال مذاکرات، برای ساخت داربست اصلی برای حرکت به سمت نتایج مطلوب خود تلاش می‌کنند.

توافق

برای تضمین تعهدات سازوکار ایجاد کنید. از طریق مدیریت پروسه اسناد و مدارک، مسائل مهم را تضمین کنید و از وضوح، درستی درک و توافق بر اقدامات، اطمینان حاصل کنید.

ارتباط کلامی

مذاکره کنندگان با تجربه با دقت کلمات خود را انتخاب می‌کنند تا به وضوح نگرش‌ها یا موقعیت‌های خاصی را ایجاد کنند، برای مثال همکاری یا رقابت را با استفاده از عبارات مناسب در زمان مناسب ایجاد می‌کنند. آنها به جای استفاده از کلمات کم ارزش فقط از اصطلاحـات فنی یا اصطلاحاتـی استفاده می‌کنند که برنامه‌ریزی و حواس آنها به آنها می‌گوید. بطور معمول، آنها به دنبال خلاصه کردن موقعیت برای طرف دیگر و حصول اطمینان از رسیدن به توافق مطلوب هستند.

امتیاز گیری

مذاکره کنندگان قوی اغلب از رویکرد «اگر – پس» استفاده می‌کنند، آنها پیشنهاد می‌کنند که هر یک از طرفین می‌توانند امتیازات خود را با ایجاد یک وضعیت برد-برد بدست آورند. مشخص کنید چه مسئله‌ای برای شما حداقل ارزش را دارد، اما ممکن است برای حزب دیگر ارزش بیشتری داشته باشد، این یک تاکتیک است که بسیاری از مذاکره کنندگان موفق آن را انجام می‌دهند.

سوال کردن

مذاکره کنندگان، سوالاتی را آماده کرده و می‌پرسند که خیلی سریع ممکن است نیازها و اهداف طرف‌های دیگر را برای آنها روشن کند. آنها مجموعه‌ای از سوالات “باز” و “بسته” را برای جستجوی اطلاعات طراحـی می‌کنند، تعهد می‌گیرند و سعی می‌کنند در هر جای ممکن به توافق برسند.

استماع

بسیاری از مذاکره کنندگان به شدت گوش می‌دهند. آنها اغلب می‌گویند “شما با یک دهان و دو گوش متولد شده‌اید و شما باید آنها را به همین نسبت” استفاده کنید. آنها پرسش‌های خوب می‌کنند، و سپس به جواب‌ها بسیار با دقت گوش می‌دهند وتلاش می‌کنند تا موقعیت خود و نیازهای چانه زنی طرف مقابل را شناسایی کنند؛ گوش دادن موثر می‌تواند به اطمینان از درک قبل از پاسخ دادن یا قبل از رفتن به نقطه بعدی کمک کند.

ارتباطات غیر کلامی

مذاکره کنندگان خوب به ارتباطات کلامی و غیر کلامی – خود و همچنین دیگران توجه می‌کنند. به این ترتیب سطوح راحتی / ناراحتی دیگران را در نظر می‌گیرند و تفسیر می‌کنند، در حالی که تلاش می‌کنند سیگنال‌های برنامه‌ریزی شده و عمدی را از طریق رفتار و کنترل کلامی خود ارسال کنند که مذاکره را تقویت می‌کند و به ایجاد توافق کمک می‌کند.

پس از مذاکره

مذاکره کنندگان خوب نتایج هر مرحله از مذاکره را بررسی می‌کنند، در نظر دارند که چه‌کار کرده‌اند، چه‌کار نکرده‌اند، چه چیزی باعث دستیابی به نتایج مطلوب شد، و چه چیزی نشده – و چرا!
پس از جمع‌بندی مذاکرات جدید ممکن است لازم باشد که در نظر گرفته شود و ممکن است فرایند دوباره شروع شود. همچنین لازم است که رفتارهای طرف مقابل و عملکرد خود را آگاهانه بررسی کنید، تا برای آینده برنامه‌ریزی کنید. به طور معمول، آنها پس از پایان فرآیند مذاکره رسمی به منظور توسعه روابط آینده با طرف دیگر، ارتباط را حفظ می‌کنند.