اصطلاح مدیریت به معنی فرایند انجام کارها بطور اثربخش و کارآمد بوسیله دیگران است. در تعریف مدیریت اصطلاح فرایند، نشان دهنده‌ی فعالیت‌های اولیه‌ای است که مدیر آنها را اجرا می‌کند. این فعالیت‌ها را در اصطلاح مدیریت، وظایف مدیریت می‌نامیم که در ادامه درباره آن صحبت خواهیم کرد. اثربخشی و کارآیی به آنچه که انجام می‌دهیم و اینکه چگونه انجام می‌دهیم، مربوط می‌شود. کارآیی یعنی درست انجام دادن وظیفه که به رابطه بین ورودی و خروجی اشاره دارد.

مدیران با منبع ورودی، پول، افراد و تجهیزات که کمیاب هستند، سروکار دارند. لذا آنها به استفاده کارآمد از این منابع توجه بیشتری دارند. بنابراین مدیریت در پی به حداقل رساندن هزینه‌های منابع می‌باشد. اگرچه به حداقل رساندن هزینه منابع شرط لازم برای کارآرایی است اما شرط کافی نیست. بنابراین مدیریت به تکمیل فعالیت‌ها اشاره دارد. در اصطلاح مدیریت، این توانایی را اثربخشی می‌نامند.

اثربخشی یعنی انجام درست وظیفه. اثربخشی در یک سازمان یعنی رسیدن به هدف. اگرچه اثربخشی و کارآیی دومقوله متفاوت هستند ولی ارتباط نزدیکی باهم دارند. شکل زیر ارتباط بین دو مفهوم را به خوبی نشان می‌دهد.

تعاریف دیگری که در حوزه مدیریت مطرح است به شرح زیر است:

• مفهوم مدیریت عبارت است از؛ هنر انجام دادن کار به وسیله دیگران.
• مفهوم مدیریت عبارت است از؛ فرایند برنامه‌ریزی، سازماندهی، رهبری، کنترل و ارزشیابی با استفاده از کلیه منابع انسانی مالی مادی و اطلاعاتی به منظور تحقق اثربخش و کارآمد هدف‌های سازمان یا شرکت.

سطوح مدیریت

سه سطح کلی برای مدیران در سازمان‌ها در نظر می‌گیرند:

• مدیران ارشد
• مدیران میانی
• مدیران عملیاتی

مدیران ارشد

این افراد در بالاترین نقطه سازمان و یا نزدیک به آن قرار دارند و مسئول تصمیم‌گیری در مورد اهداف و جهت‌گیری‌های سازمان و نیز اجرای سیاست‌هایی هستند که بر همه‌ی اعضای سازمان تاثیر می‌گذارند. ممکن است عناوین مدیران ارشد به این صورتها باشد: معاون رئیس، مدیر کل، مدیر عامل و یا رئیس هیئت مدیره.

مدیران میانی

این افراد بین مدیر عملیاتی و مدیر ارشد قرار دارند و بر سایر مدیران (و احتمالاً برخی کارکنان عملیاتی) مدیریت می‌کنند و مسئولیت تبدیل اهداف تعیین شده توسط مدیر ارشد به جزئیات را دارند که مدیران رده پایین تر فاقد آن هستند. عناوین بکار رفته برای مدیران میانی عبارت است از: مدیر گروه، مسئول پروژه، رئیس واحد، مدیر منطقه، رئیس دانشکده و مدیر بخش هستند.

مدیران عملیاتی

این مدیران را معمولاً سرپرست می‌نامند. آنها مسئول هدایت فعالیت‌های روزانه کارکنان عملیاتی هستند. برای مثال رئیس یک واحد از دانشگاه شما، سرپرست عملیاتی است که بر فعالیت‌های ادارای دانشکده (کارکنان عملیاتی) نظارت می‌کند. این سطوح بیشتر در سازمان‌های بزرگ به چشم می‌خورند. در سازمان‌های کوچک نیز شاهد حداقل دو سطح آن خواهیم بود. با حرکت از سطح پایین به بالا در این سطوح، میزان قدرت و اختیار افزایش می‌یابد.

مهارتهای سطوح مدیریت

مدیران برای داشتن کارآیی؛ نیازمند دارا بودن طیفی از مهارت‌ها از فنی تا ادراکی می‌باشند. سه نوع مهم از این مهارت‌ها عبارتند از:

1. مهارت فنی: عبارت است از دانش و فن موجود در فعالیت‌ها در ارتباط با روش‌ها فرایندها و رویه‌ها مثل نحوه کارکردن با ابزارها و تکنیک‌ها.

2. مهارت انسانی: عبارت است از توانایی کار کردن با مردم. این مهارت یک تلاش هماهنگ کننده یک کار گروهی و خلق کردن محیطی است که در آن مردم برای بیان عقایدشان احساس امنیت و آزادی می‌کنند.

3. مهارت ادراکی: عبارت است از دیدن تصویر کلی، یعنی شناخت عناصر مهم در وضعیت و فهم روابط بین عناصر.

اهمیت این مهارت‌ها متناسب با سطح سازمانی متفاوت است.

با توجه به توضیحات بالا مهارت‌های فنی در سطح سرپرستان عملیاتی، دارای اهمیت زیاد. در سطح مدیران میانی، متوسط و در سطح مدیران ارشد دارای اهمیت کمتری است. مهارت‌های انسانی در سه سطح، تقریباً از اهمیت یکسانی برخوردار هستند. مهارت‌های طراحی و ادراکی در سطح مدیران عالی دارای اهمیت زیاد، در سطح مدیران میانی متوسط و در سطح مدیران عملیاتی دارای اهمیت کم می‌باشد.

وظایف مدیریت

کار پیچیده مدیر اغلب در پنج حوزه طبقه‌بندی می‌شود که اصطلاحاً آنها را وظایف مدیریتی یا وظایف مدیریت می‌نامند. این وظایف عبارتند از برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل که به تشریح هر یک از این وظایف پرداخته می‌شود.

1. برنامــه‌ریزی

یکی از وظایف مهم مدیریت برنامه‌ریزی می‌باشد. که انجام آن باید با در نظر گرفتن بقیه وظایف مدیریت یعنی سازماندهی هدایت کنترل انجام پذیرد. برنامه‌ریزی عبارت است از پیش‌بینی تدوین برنامه‌ها و اقدامات لازم می‌باشد. در این صورت فرایند تصمیم‌گیری در ارزیابی راهکارها و انتخاب بهترین راهکار لازم و ضروری است. اجرای صحیح دیگر وظایف مدیریت مانند سازماندهی، هدایت، کنترل و بسیج منابع نیز بستگی به برنامه‌ریزی دارد.

2. سازماندهـی

سازمان باید بعد از تعیین اهداف، توانایی انجام اهداف تعیین شده و دستیابی به آنها را داشته باشد. بنابراین سازماندهی نیل به هدف را میسر میسازد. از این رو باید قادر به ایجاد ساختار سازمان باشد که بر اساس ارتباط بین مشاغــل و واحدها، حدود اختیارات شاغلین و میزان پیچیدگی‌های آنها طراحی شود. از این رو گفته می‌شود سازماندهــی عبارت است از شناسایی و گروهبندی فعالیت‌ها تعیین اختیار و مسئولیت‌های شاغلین و تعیین مراتب سطوح و ایجاد هماهنگی بین وظایف و فعالیت‌هاست.

3. هــدایت

هدایت سازمان از وظایف مهم مدیریت است که به عقیده برخی صاحب نظران شامل سه بحث رهبری، انگیزش و ارتباطات می‌باشد. یا به عبارتی هدایت ارتباط و تعامل مناسب در بین اجزای انسانی سازمان در جهت انجام فعالیت‌های هدفمند برنامه‌ریزی شده است. مدیران با ایجاد نظام ارتباطات مناسب زمینه نفوذ خود را در کارکنان فراهم نموده و در نتیجه توان برانگیختن آنان را در جهت نیل به هدف میسر می‌سازند.

4. کنتــرل

سنجش عملکرد بر اساس برنامه‌ها از جمله وظایف مهم همه مدیران در هر رده و سطح سازمانی است. مدیران با انجام این وظیفه توان جلوگیــری از انحرافات برنامه‌ها را پیدا کرده و قادر به انجام اقدامات اصلاحی در راستای برنامه‌ها خواهند شد. فرایند کنترل را می‌توان در 4 مرحله بیان نمود:

• تعیین استاندارها، ملاک‌ها، معیارها
• سنجش عملکرد با استانداردها
• تشخیص انحرافات و تحلیل علل آنها
• اقدامات اصلاحـی