هوش تجاری (BI) و اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار (BPA) دو فناوری مکمل هستند که با هم می‌توانند به طور قابل توجهی به افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها و بهبود تصمیم‌گیری در سازمان‌ها کمک کنند. هوش تجاری با ارائه بینش‌های داده محور، اتوماسیون را هوشمندتر و مؤثرتر می‌سازد. در اینجا نحوه کمک هوش تجاری به اتوماسیون آمده است:
1. شناسایی فرآیندهای نامناسب برای اتوماسیون:
- مثال: فرض کنید یک شرکت لجستیکی از فرآیندهای دستی برای ردیابی محموله‌ها استفاده می‌کند. BI می‌تواند داده‌های مربوط به زمان تحویل، هزینه‌های حمل و نقل، میزان خطا در تحویل و سایر معیارهای کلیدی را تحلیل کند. این تحلیل نشان می‌دهد که فرآیند ردیابی محموله‌ها بسیار وقت‌گیر، پرهزینه و مستعد خطا است. این اطلاعات به شرکت کمک می‌کند تا automation این فرآیند را در اولویت قرار دهد. BI می‌تواند حتی به شناسایی دقیق مراحل فرآیند که بیشترین مشکل را دارند، کمک کند (مثلاً ورود دستی اطلاعات، عدم تطابق سیستم‌های مختلف).
- ابزارهای BI: ابزارهایی مانند Tableau، Power BI، Qlik Sense و سایر ابزارهای تجزیه و تحلیل داده می‌توانند در این مرحله به کمک بیایند. آنها به نمایش داده‌ها در قالب نمودارها، داشبوردها و گزارش‌ها کمک می‌کنند تا نقاط ضعف فرآیندها به صورت بصری قابل مشاهده باشند.
2. بهبود طراحی فرآیندهای اتوماسیون:
- مثال: پس از شناسایی فرآیند نامناسب، BI می‌تواند به طراحی فرآیند جدید و اتوماتیک کمک کند. با تحلیل داده‌ها، می‌توان فهمید که چه نوع سیستم اتوماسیونی (مثلاً رباتیک، هوش مصنوعی، نرم افزارهای گردش کار) برای این فرآیند مناسب‌تر است. BI همچنین به پیش‌بینی میزان بهبود در سرعت، دقت و کاهش هزینه‌ها در اثر automation کمک می‌کند.
- ابزارهای BI و شبیه‌سازی: در این مرحله، از ابزارهای BI و همچنین ابزارهای شبیه‌سازی استفاده می‌شود تا سناریوهای مختلف اتوماسیون را مدل‌سازی و بهترین سناریو را انتخاب کرد.
3. مانیتورینگ و بهینه‌سازی فرآیندهای اتوماسیون:
- مثال: پس از پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون ردیابی محموله‌ها، BI می‌تواند داده‌های مربوط به عملکرد سیستم را مانیتور کند. این داده‌ها شامل زمان پردازش، تعداد خطاها، میزان استفاده از منابع و سایر معیارهای کلیدی هستند. اگر سیستم automation به طور غیر منتظره‌ای کند یا خطاهای زیادی تولید کند، BI به شناسایی مشکل و پیدا کردن راه حل کمک می‌کند. مثلاً ممکن است مشخص شود که یک بخش خاص از کد نرم‌افزار بهینه نیست یا نیاز به افزایش منابع سرور است.
- داشبوردهای مانیتورینگ: داشبوردهای تعاملی BI به صورت بلادرنگ وضعیت سیستم را نمایش می‌دهند و به تیم‌های عملیاتی امکان می‌دهند تا به سرعت به مشکلات احتمالی پاسخ دهند.
4. تصمیم‌گیری مبتنی بر داده برای اتوماسیون:
- مثال: یک شرکت ممکن است در حال بررسی اتوماسیون چندین فرآیند باشد. BI می‌تواند با تحلیل داده‌های مربوط به هزینه‌ها، مزایا و ریسک‌های هر فرآیند، به شرکت کمک کند تا بهترین فرآیندها برای automation را انتخاب کند. این تصمیم‌گیری مبتنی بر داده است و از حدس و گمان جلوگیری می‌کند.
- تحلیل هزینه-فایده: ابزارهای BI می‌توانند به انجام تحلیل هزینه-فایده برای پروژه‌های اتوماسیون کمک کنند و به تصمیم‌گیرندگان در اولویت‌بندی پروژه‌ها کمک کنند.
5. پیش‌بینی و پیشگیری از مشکلات:
- مثال: با استفاده از تکنیک‌های پیش‌بینی مانند یادگیری ماشین، BI می‌تواند از داده‌های تاریخی برای پیش‌بینی مشکلات احتمالی در سیستم‌های اتوماسیون استفاده کند. به عنوان مثال، ممکن است پیش‌بینی کند که در چه زمانی سیستم به دلیل افزایش حجم کار، دچار کندی می‌شود. این پیش‌بینی به تیم‌های عملیاتی امکان می‌دهد تا اقدامات لازم را برای جلوگیری از وقوع مشکل انجام دهند.
- یادگیری ماشین و هوش مصنوعی: ادغام تکنیک‌های یادگیری ماشین در BI توانایی پیش‌بینی و تشخیص زودهنگام مشکلات را به طور قابل توجهی افزایش می‌دهد.
6. افزایش کارایی و کاهش هزینه‌ها:
بیایید با جزئیات بیشتری به چگونگی افزایش کارایی و کاهش هزینه‌ها با ترکیب هوش تجاری (BI) و اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار (BPA) بپردازیم. تأثیر این ترکیب در چندین جنبه قابل مشاهده است:
1. کاهش هزینه نیروی کار:
- اتوماسیون وظایف تکراری: BPA وظایف تکراری و خسته‌کننده مانند ورود داده‌ها، ارسال ایمیل‌ها، و پردازش اسناد را به طور خودکار انجام می‌دهد. این امر به کاهش نیاز به نیروی کار انسانی در این وظایف کمک می‌کند و در نتیجه هزینه‌های مربوط به حقوق و دستمزد، مزایا و آموزش را کاهش می‌دهد. BI در این فرایند با شناسایی وظایف با بیشترین حجم کار تکراری و مناسب‌ترین برای automation نقش دارد.
- افزایش بهره‌وری کارکنان: با اتوماسیون وظایف تکراری، کارکنان می‌توانند بر وظایف پیچیده‌تر و با ارزش افزوده بالاتر تمرکز کنند. این امر منجر به افزایش بهره‌وری و خلاقیت کارکنان می‌شود و در نهایت به افزایش تولید و سودآوری کمک می‌کند. BI با مانیتورینگ و اندازه‌گیری بهره‌وری، اثربخشی این بهبود را نشان می‌دهد.
2. کاهش خطاهای انسانی:
- دقت و صحت بیشتر: سیستم‌های اتوماسیون با دقت و صحت بیشتری نسبت به انسان‌ها وظایف را انجام می‌دهند. این امر منجر به کاهش خطاهای انسانی در پردازش اطلاعات، محاسبات و سایر وظایف می‌شود. BI می‌تواند تعداد و نوع خطاها را قبل و بعد از automation پیگیری کند و اثربخشی BPA را نشان دهد. کاهش خطاها به نوبه خود از هزینه‌های مربوط به اصلاح خطاها، جریمه‌ها و از دست رفتن فرصت‌ها جلوگیری می‌کند.
- کاهش هزینه‌های مربوط به اصلاح خطا: خطاهای انسانی می‌توانند هزینه‌های زیادی را برای سازمان‌ها به دنبال داشته باشند. این هزینه‌ها شامل هزینه‌های مربوط به اصلاح خطاها، جریمه‌ها، از دست رفتن مشتریان و آسیب به شهرت سازمان است. BPA با کاهش خطاها، این هزینه‌ها را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد.
3. بهبود کیفیت و سرعت فرآیندها:
- سرعت بیشتر: اتوماسیون فرآیندها منجر به سرعت بیشتر در انجام وظایف می‌شود. این امر به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا سریع‌تر به درخواست‌ها و نیازهای مشتریان پاسخ دهند و در نتیجه رضایت مشتری را افزایش دهند. BI با مانیتورینگ زمان پردازش قبل و بعد از automation، این بهبود سرعت را مستند می‌کند.
- بهبود کیفیت: BPA می‌تواند به بهبود کیفیت فرآیندها از طریق استانداردسازی و اتوماتیک کردن مراحل مختلف کمک کند. BI با تجزیه و تحلیل داده‌های کیفیت (مثلاً نرخ نقص، نرخ عود)، تأثیر مثبت automation بر کیفیت را نشان می‌دهد.
4. کاهش هزینه‌های منابع:
- بهینه‌سازی استفاده از منابع: اتوماسیون می‌تواند به بهینه‌سازی استفاده از منابع مانند کاغذ، جوهر چاپ، انرژی و فضای اداری کمک کند. BI با تجزیه و تحلیل داده‌های مربوط به مصرف منابع، میزان صرفه‌جویی حاصل از automation را نشان می‌دهد.
- کاهش هزینه‌های مربوط به نگهداری و تعمیرات: با اتوماسیون، نیاز به نگهداری و تعمیرات انسانی در برخی موارد کاهش می‌یابد، که منجر به صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود.
5. افزایش انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری:
- انطباق با تغییرات: سیستم‌های اتوماسیون می‌توانند به راحتی با تغییرات در کسب‌وکار سازگار شوند. این انعطاف‌پذیری به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا به سرعت به تغییرات بازار و نیازهای مشتریان پاسخ دهند.
- مقیاس‌پذیری آسان: سیستم‌های automation به راحتی قابل مقیاس‌سازی هستند. این امر به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا به راحتی با افزایش حجم کار و نیازهای کسب‌وکار خود سازگار شوند. BI می‌تواند به ارزیابی و پیش‌بینی نیازهای منابع در مقیاس‌های مختلف کمک کند.
در نهایت، با استفاده از BI برای نظارت، تجزیه و تحلیل و بهینه‌سازی فرآیندهای اتوماسیون، سازمان‌ها می‌توانند از مزایای کامل automation بهره‌مند شوند و به طور قابل توجهی هزینه‌ها را کاهش داده و کارایی را افزایش دهند. BI به عنوان ابزاری برای اندازه‌گیری و اثبات بازگشت سرمایه (ROI) automation عمل می‌کند و به تصمیم‌گیری‌های آگاهانه در مورد BPA کمک می‌کند.
به طور خلاصه، BI نه تنها به شناسایی فرصت‌های اتوماسیون کمک می‌کند، بلکه در تمام مراحل از طراحی تا پیاده‌سازی و بهینه‌سازی سیستم‌های اتوماسیون، نقش کلیدی ایفا می‌کند. این همکاری منجر به اتوماسیونی هوشمندتر، کارآمدتر و اقتصادی‌تر می‌شود.
بدون دیدگاه