زمان مطالعه این مطلب: 12 دقیقه

اهمیت و نقش ابزارهای ارزیابی

نقش ابزارهای ارزیابی در کانون ارزیابی مدیران: مهمترین و حیاتی‌ترین دارایی هر سازمان، منابع انسانی آن سازمان است. کیفیت و شایستگی‌های مدیریتی نیروی انسانی دوام، بقاء و حیات آن سازمان را تحت هر شرایطی تضمین می‌نماید. لذا توجه به شایستگی‌های منابع انسانی و مدیریت آن از جمله وظایف اصلی و حائز اهمیت در حوزه منابع انسانی است. در دنیای امروز تاثیر و نقش شایستگی‌های مدیریتی بر بهبود و ارتقاء عملکرد منابع انسانی و تحقق اهداف سازمانی به حدی است، که سبب شده به عنوان مهمترین سرمایه و شاخص‌ترین اهرم‌های رشد در سازمان‌ها شناخته شوند.

شایسته گزینی و شایسته پروری در سازمان‌ها نیازمند استفاده از تکنیک‌ها و ابزارهایی است تا بتواند بستر لازم را برای جذب افراد مستعد و پرورش استعدادها فراهم آورد. کانون ارزیابی و توسعه مدیران (Assessment Center) از جمله مهمترین تکنیک‌های ارزیابی شایستگی‌های مدیریتی در دنیای امروز است. ویژه‌گی‌های اصلی و متمایز این تکنیک با سایر روش‌ها ابزارها و تمرین‌هایی است که در این روش مورد استفاده قرار می‌گیرند. فرآیند ارزیابی در کانون‌ارزیابی مدیران بر پایه شبیه‌سازی شرایط و موقعیت‌های کاری ارزیابی‌شوندگان و قرار‌دادن ارزیابی‌شوندگان در محیطی است که تا حد ممکن مشابه محیط کارشان باشد. در چنین محیطی فضای مناسب برای بروز رفتارهای واقعی ارزیابی شوندگان و ارزیابی توانمدی‌های ایشان بر مبنای مدل شایستگی مهیا و فراهم می‌گردد.

آنچه که مسلم است ماهیت و ساختار این ابزارها باید محرک‌های لازم را برای بروز رفتارهای واقعی ارزیابی شوندگان به همراه داشته و در انتخاب و طراحی ابزارهای مناسب مورد توجه قرار گیرد. بدیهی است انتخاب ابزار مناسب و طراحی آن در تناسب و همراستا با مدل شایستگی مورد نظر نقش مهمی را در صحت نتایج کانون ارزیابی ایفا می‌کند. از جمله ابزارهای ارزیابی رایج در کانون‌های ارزیابی عبارتند از مصاحبه، مطالعه‌موردی، ایفای‌نقش، بحث‌گروهی، کازیه، کارتابل، ارائه شفاهی، بازی‌مدیریتی و…

نکته: ابزارهای‌ارزیابی الزاماً بایستی مرتبط با فعالیت‌های سازمان انتخاب و طراحی شده و برای ارزیابی شوندگان ملموس و قابل درک باشند.

نکات مهم

بمنظور برخورداری ابزارهای ارزیابی از کرارکد، روایی و اعتبار مطلوب، باید در طراحی و اجرای آنها به نکات زیر توجه شود:

• محیط سازمانی و شغلی ارزیابی‌شونده شبیه‌سازی گردد.
• محتوا و ساختار آن با شرایط زیستی و روانی بزرگسالان همخوانی داشته‌باشد.
• وارد حیطه‌های تخصصی و بسیار پیچیده و دشوار نشوند.
• متناسب با سطح مدیریتی و یا وظایف شغلی کارکنان ارزیابی‌شونده‌ باشند.
• محتوا ساختار و شیوه‌های انجام آن برای ارزیابی‌شوندگان محرک‌های لازم را برای بروز رفتارهای مورد نظر داشته باشند.
• محتوا و ساختار آن به نحوی طراحی شده باشد که در طول اجرا، همه ارزیابی‌شوندگان فرصت مشارکت داشته باشند.

اجزای ابزارهای ارزیابی

هر ابزار ارزیابی از دو بخش اصلی ساختار و محتوا تشکیل می‌شود. منظور از ساختار ارزیابی ویژه‌گی‌هایی است که به شکل ابزار، شیوه شبیه‌سازی و نحوه ارزیابی در آن باز می‌گردد. محتوا همانگونه که از نام آن بر‌می‌آید طراحی خاص محتوای هر ابزار را شامل می‌گردد. بعنوان مثال تمرین ایفای نقش صرف نظر از محتوای سناریوی آن، ساختاری خاص دارد. این ساختار شرایط مذاکره را شبیه‌سازی می‌کند که بطور معمول بین دو نفر رخ داده و براساس اطلاعاتی از یک موقعیت ارزیابی شوندگان رفتار خود را بروز می‌دهند.

محتوای تمرین ایفای‌نقش، سناریویی است که در اختیار ارزیابی شوندگان قرار گرفته و به آنان اطلاعات لازم را برای ایفای‌نقش در موقعیتی خاص ارائه می‌دهد. تمرین‌ها با توجه به ساختاری که دارند برای سنجش برخی از شایستگی‌ها مناسب‌تر بوده و در ارزیابی شایستگی‌های دیگر ممکن است قابلیت‌های لازم را نداشته‌باشند، اما محتوای تمرین‌ها نقش تعیین کننده‌تری داشته و باید به نحوی تنظیم شود که شایستگی‌های مورد انتظار توسط ارزیابی شونده امکان بروز داشته‌باشد.

بعنوان مثال اگر محتوای کار گروهی موقعیتی چالشی نداشته باشد، امکان بروز شایستگی‌های تفکر‌خلاق، مهارتهای ارتباطی و برخی دیگر از شایستگی‌ها را از ارزیابی‌شونده می‌گیرد.

مقالات مرتبط:

     نکات بسیار مهم عوامل بهبود بهره وری

     استراتژی استفاده از نظام مدیریت و عوامل موثر بر بهره وری

عوامل بیرونی موثر بهره وری و رویکرد ها

نکات مهم در طراحی محتوای یک ابزار

ابزارهای ارزیابی از جمله ارکان کلیدی کانون ارزیابی هستند، لذا باید از دقت و تمرکز محتوای آنها برروی شغل مورد نظر اطمینان حاصل نمود. بنابراین برای طراحی دقیق و حساب شده ابزارها در هر کانون ارزیابی باید به نکات ذیل توجه نمود:

• انعکاس مهمترین فعالیت شغل.
• تشابه شکل ارائه اطلاعات با شرایط شغل.
• استفاده از ابزار توسط ارزیابی شونده به همان شیوه‌ای که در شغل از آنان انتظار می‌رود.
• طرح کلی دارای ساختار منسجم باشد.
• فرهنگ و فعالیت‌های سازمان را منعکس کند.
• با سطح دشواری و پیچیدگی مورد نیاز شغل در تناسب باشد.
• رفتار مورد نظر را ترغیب کند.

طراحی ابزارهای ارزیابی

طراحی ابزارهای ارزیابی به دو طریق ممکن است صورت پذیرد:

• طراحی توسط مشاورین و کارشناسان زبده کانون ارزیابی در سازمان.
• طراحی توسط متخصصان بیرونی یا موسسات خبره.

تشکیل تیم طراحی

مشاورین و متخصصین بیرونی و یا افراد خبره در حوزه منابع انسانی داخل سازمان، می‌توانند تیم طراحی ابزارهای ارزیابی را تشکیل دهند. این تیم بایستی توسط فردی خبره مدیریت شود. برخی براین باورند که طراحی ابزارهای ارزیابی تفاوت زیادی با طراحی یک تمرین آموزشی یا نوشتن یک مطالعه مورد ندارد. البته تا حدودی شباهت‌هایی بین این دو وجود دارد. ابزار ارزیابی باید برای کلیه ارزیابی شوندگان یکسان باشد و بتواند شایستگی‌های مورد نظر را بروز دهد. این ابزار مهم مستلزم درک طراحان از اصول کانون ارزیابی است.

در تیم طراحی با هدف متناسب ساختن محتوا با فرم و ساختار ابزارها، باید مدیران عملیاتی و یا افراد کارآزموده و با دانش مناسبی از شغل مورد نظر عضویت داشته‌باشند. یکی از مزایای استفاده از مدیران عملیاتی در تیم طراحی، اطمینان از ارتباط ابزارها با شغل مورد نظر است. این امر باعث اطمینان ارزیابی شوندگان و نیز ارزیابان از صحت ابزارها برای سنجش رفتار و شغل مورد نظر می‌گردد.

آزمون ابزارها

بعد از نگارش نسخه‌اولیه و زمانی که ابزار ارزیابی فرم و ساختار مناسب خود را پیدا نمود به منظور کسب اطمینان از صحت ابزار باید نکات ذیل مورد توجه قرار گیرد:

• بررسی سطح دشواری ابزار.
• تعیین امکان بروز رفتارهای مرتبط با شایستگی‌های مورد ارزیابی در ابزار.
• تشخیص امکان نشان‌دادن سطوح مختلف توانمندی‌های ارزیابی شوندگان.
• بررسی مدت اجرای ابزار.
• بررسی شفاف و مناسب بودن دستورالعمل‌ها.

بازنگری و اصلاح ابزارها

ابزارها در کانون ارزیابی مدیران همواره به بازنگری نیاز دارند. بعید بنظر می‌رسد که در وهله نخست بتوان ابزاری را طراحی نمود که از هر جهت کامل باشد. کسب اطمینان از انسجام و حرفه‌ای بودن ابزار در این مرحله بسیار حائز اهمیت است. استفاده بیش از حد از جداول و فهرست نمودن نکات توصیه نمی‌شود. ارزیابی شوندگان خودشان باید نکات را تشخیص داده و در زمان آماده شدن برای استفاده از ابزار یادداشت برداری کنند. بهتر است بعد از هر ارزیابی از اثربخشی ابزار مورد نظر اطمینان حاصل شود. در هرصورت بهبود در ساختار و محتوای ابزارها از جمله نکات کلیدی در صحت و دقت آن بوده و منجر به نتایج مطلوب از کانون ارزیابی می‌گردد.

تدوین راهنمای ارزیابی

یکی از اقدامات اساسی در طراحی ابزارهای ارزیابی تدوین راهنمای ارزیابی است. ارزیابان باید بدانند که در فرآیند ارزیابی و استفاده از ابزار مورد نظر چگونه به افراد امتیاز بدهند. راهنمای ارزیابی با جزئیات متفاوت تهیه می‌شوند، اما باید حداقل شایستگی‌های مورد ارزیابی توسط ابزارها را فهرست نموده و تعریف هر شایستگی را با ارائه مصادیق رفتاری آن روشن سازد.

وودراف Woodruff به خطرات احتمالی این روش اشاره کرده و می‌گوید. برخی ارزیابان از این فهرست برای علامت گذاری استفاده می‌کنند و به این ترتیب به رفتارهای فهرست نشده توجه نمی‌شود. با وجود این خطر به خصوص در ارزیابان کم تجربه، نخست اینکه باید به افراد گفته شود. که از این راهنما به عنوان تنها عامل قضاوت استفاده نکنند. از طرفی مدیر کانون هم باید کار ارزیابان را بطور کامل تحت نظر داشته باشد.در استفاده از ابزارهایی که مستلزم محاسبه عددی یا قضاوتی روشن هستند، راهنمای ارزیابی باید پاسخ صحیح را ارائه دهد تا ارزیابان مجبور به حدس پاسخ صحیح نشوند.