اجرای کانون ارزیابی تنها زمانی ارزش واقعی ایجاد میکند که نتایج آن به اطلاعات قابل استفاده برای مدیران تبدیل شود. در بسیاری از سازمانها، گزارشهای کانون ارزیابی سرشار از اصطلاحات تخصصی، نمودارهای پیچیده و دادههای رفتاری هستند که اگر به زبان ساده و کاربردی ارائه نشوند، ممکن است مدیران نتوانند از آنها در تصمیمگیریهای منابع انسانی استفاده کنند.
مدیران معمولاً به دنبال پاسخ به پرسشهایی مانند «آیا این فرد برای ارتقای شغلی آماده است؟»، «در چه شایستگیهایی نیاز به توسعه دارد؟» یا «برای این کارمند چه برنامه آموزشی مناسبتر است؟» هستند. بنابراین، گزارش کانون ارزیابی باید علاوه بر دقت علمی، شفاف، خلاصه و تصمیممحور باشد.
در ادامه با چهار تکنیک کاربردی آشنا میشویم که به مدیران کمک میکند گزارشهای کانون ارزیابی را سریعتر درک کرده و بر اساس آن تصمیمهای دقیقتری بگیرند.
۱. نتایج را به زبان کسبوکار ترجمه کنید
یکی از رایجترین اشتباهات در تهیه گزارش کانون ارزیابی، استفاده بیش از حد از اصطلاحات تخصصی روانشناسی و ارزیابی شایستگی است. مدیران معمولاً نیازی ندارند بدانند یک فرد در آزمون یا تمرین خاص چه امتیازی کسب کرده است؛ آنچه برای آنها اهمیت دارد، تأثیر این نتایج بر عملکرد شغلی است.گزارش کانون ارزیابی
بهجای ارائه عباراتی مانند «شایستگی تصمیمگیری در سطح متوسط ارزیابی شد»، بهتر است توضیح داده شود که «این فرد در تصمیمهای روزمره عملکرد مناسبی دارد، اما در شرایط پیچیده و پرریسک به حمایت و تجربه بیشتری نیاز خواهد داشت.»
استفاده از مثالهای واقعی، بیان رفتارهای مشاهدهشده و ارتباط دادن نتایج با وظایف شغلی، باعث میشود مدیران مفهوم گزارش را سریعتر درک کرده و از آن در تصمیمهای استخدام، ارتقا یا توسعه استفاده کنند.
۲. مهمترین یافتهها را بهصورت خلاصه و تصویری ارائه دهید
مدیران معمولاً زمان محدودی برای مطالعه گزارشهای طولانی دارند. به همین دلیل، گزارش باید با یک خلاصه مدیریتی آغاز شود که مهمترین نقاط قوت، حوزههای قابل توسعه و توصیههای اجرایی را در چند دقیقه منتقل کند.
استفاده از نمودارهای ساده، ماتریس شایستگی، طیفهای رنگی یا داشبوردهای مدیریتی میتواند فهم گزارش را بسیار آسانتر کند. برای مثال، نمایش وضعیت هر شایستگی با رنگهای سبز، زرد و قرمز، به مدیر کمک میکند در یک نگاه وضعیت فرد را ارزیابی کند.
ارائه اطلاعات بهصورت بصری علاوه بر افزایش سرعت درک، احتمال استفاده از گزارش در جلسات تصمیمگیری را نیز افزایش میدهد.
۳. برای هر نتیجه، یک پیشنهاد اجرایی ارائه کنید
گزارشی که تنها نقاط قوت و ضعف را بیان کند، ارزش محدودی برای مدیران خواهد داشت. مدیران علاوه بر شناخت وضعیت کارکنان، به دنبال راهکارهای عملی هستند.
به همین دلیل، بهتر است در کنار هر شایستگی، پیشنهاد مشخصی برای توسعه ارائه شود. برای مثال، اگر مهارت مدیریت تعارض نیاز به بهبود دارد، میتوان پیشنهاد داد که فرد در دورههای آموزشی مرتبط شرکت کند، تحت کوچینگ قرار گیرد یا مسئولیت پروژههایی را بر عهده بگیرد که نیازمند تعامل با تیمهای مختلف است.
این رویکرد باعث میشود گزارش از یک سند تحلیلی صرف، به ابزاری کاربردی برای توسعه کارکنان تبدیل شود.
۴. گزارش را متناسب با نیاز هر مدیر شخصیسازی کنید
همه مدیران به اطلاعات یکسان نیاز ندارند. مدیر واحد منابع انسانی، مدیر مستقیم کارمند و مدیر ارشد سازمان، هر کدام با هدف متفاوتی گزارش را مطالعه میکنند.
به همین دلیل، بهتر است گزارش کانون ارزیابی متناسب با مخاطب تنظیم شود. برای مثال، مدیر مستقیم بیشتر به نقاط قوت، فرصتهای توسعه و برنامه اقدام علاقهمند است، در حالی که مدیر ارشد معمولاً به شاخصهای آمادگی برای ارتقا، ریسکهای انتصاب و جایگاه فرد در برنامه جانشینپروری توجه میکند.
شخصیسازی گزارش باعث میشود هر مدیر اطلاعات موردنیاز خود را بدون مطالعه جزئیات غیرضروری دریافت کند و تصمیمهای سریعتر و دقیقتری بگیرد.
نتیجهگیری
گزارش کانون ارزیابی زمانی بیشترین ارزش را ایجاد میکند که مدیران بتوانند آن را بهسرعت درک کرده و بر اساس آن تصمیمگیری کنند. ترجمه نتایج به زبان کسبوکار، استفاده از خلاصههای مدیریتی و نمایش بصری اطلاعات، ارائه پیشنهادهای اجرایی و شخصیسازی گزارش برای مخاطبان مختلف، چهار تکنیکی هستند که اثربخشی گزارشهای کانون ارزیابی را به شکل قابل توجهی افزایش میدهند.
سازمانهایی که گزارشهای ساده، کاربردی و تصمیممحور تهیه میکنند، نهتنها استفاده از نتایج کانون ارزیابی را افزایش میدهند، بلکه فرآیندهای توسعه، جانشینپروری و مدیریت استعداد را نیز با دقت بیشتری پیش میبرند.
بدون دیدگاه