در مقاله قبلی از آموزش‌های کیسان که در مورد گزارش بازخورد در کانون ارزیابی بود، مطرح شد. در اینجا به ادامه دو مرحله دیگر این گزارش خواهیم پرداخت در ادامه همراه ما باشید… گزارش بازخورد

بازخورد شفاهی (چهره به چهره)

براساس سیاست کانون ارزیابی و یا در صورت درخواست ارزیابی شونده، مدیر کانون ممکن است نسبت به ارائه گزارش بازخورد به وی بصورت چهره به چهره و در قالب شفاهی اقدام نماید. در گزارش شفاهی نکات ذیل باید بطور جدی مورد توجه مدیر کانون ارزیابی قرار گیرد:

• مدیر کانون باید با مراجعه به نرم‌افزار کانون، مذاکرات و توصیه‌های ارزیابان (جلسه واش آپ) و در صورت نیاز فرم‌های ثبت مشاهده رفتار و…. مستندات لازم را برای توصیف وضعیت و نتایج ارزیابی در اختیار داشته باشد.
• گزارش ارزیابی معمولا باید تا زمانی که ارزیابی شونده متقاعد شود به درازا بیانجامد. مدت زمان مناسب برای این گزارش بین یک تا سه ساعت است. گزارش بازخورد
• بازخور شفاهی در جلسه‌ای با حضور مدیر کانون و فرد ارزیابی شونده برگزار می‌گردد. بنابراین حضور فرد دیگر در این جلسه نیاز نیست حتی اگر ارزیابی شونده در خواست کرده باشد. گزارش بازخورد
• جلسه بازخور شفاهی به سطح بالایی از ارتباط و تعامل مدیر کانون ارزیابی نیاز دارد. جلب اعتماد ارزیابی شونده در این مرحله بسیار حائز اهمیت است، لذا مدیر کانون باید مهارت‌های ارتباطی خود را تقویت نماید.
• در جلسه بازخور شفاهی مدیر کانون باید صبور و بردبار باشد. بقول معروف در مقابل اعتراض و خشم احتمالی ارزیابی شونده از کوره در نرود. گزارش بازخورد
• مدیر کانون باید فردی مثبت‌نگر، صمیمی و در عین حال رک و صریح باشد و صحبت‌های امیدوار کننده برای توسعه و ارتقاء سطح امید به آینده فرد بیان کند.

بازخور تلفنی

به مدیران کانون‌های ارزیابی توصیه می‌شود که هرگز به دام بازخور تلفنی نیفتند. زیرا:

• در مکالمات تلفنی نمی‌توان گزارش کامل به ارزیابی شونده ارائه داد، به نحوی که کاملا قانع و توجیه شود.
• گاهی به دلیل تعجیل و تسریع در ارائه برای ارزیابی شونده چالش‌هایی ایجاد می‌شود که مشکلات عدیده‌ای برای کانون ارزیابی ببار می‌آورد
• مواردی دیده شده که در تماس تلفنی فرد ناشناس خود را به جای فرد ارزیابی شونده جا زده و نتایج ارزیابی را طلب می‌کند. اگر مدیر کانون فردی کم تجربه باشد و نتیجه را در اختیار وی قراردهد، وی موفق می‌شود که بهره‌برداری نامطلوبی را به‌عمل آورده و فرد ارزیابی شونده را با مخاطرات جدی مواجه نماید. ضمن اینکه موجب بی‌اعتباری مدیر کانون می‌گردد.

نکته

توصیه می‌شود که ارائه گزارش ارزیابی بیش از 40 روز تاخیر نداشته باشد. معمولاً حجم گزارش با توجه عناصری که در آن وجود دارد تغییر می‌کند. گزارش نهایی برخی از کانون‌ها یک صفحه است و گزارش برخی دیگر ممکن است تا 15 صفحه برسد. در حالت مطلوب حجم گزارش نباید زیاد باشد. اما بهتر است تا حد ممکن همه شواهد را مستند کنیم و هیچ یک از تجاربی که شایستگی‌های فرد را نشان می‌دهد از دست ندهیم.

تدیون کننده گزارش بازخورد

برای نوشتن گزارش می‌توان از مدیر مرکز، ارزیابان و یا خود شرکت کننده استفاده نمود. که نوشتن گزارش از سوی هر کدام از آن‌ها مزایا و معایبی دارد. اغلب انتظار می‌رود که مدیر مرکز گزارش نهایی را بنویسد. مزیت این امر، این است که وی در این موضوع خبره است، جلسات واش آپ را راهبری کرده و با تمام جزئیات لازم آشناست و گزارش، منسجم بوده و کیفیت بالایی خواهد داشت. معایب این کار در این است که زمان زیادی را از یک نفر برای نوشتن تمام گزارش‌ها می‌گیرد که این امر موجب طولانی شدن زمان نگارش خواهد شد.

نکته

ممکن است وظیفه نگارش گزارش مرکز به عهده ارزیابان گذاشته شود. مزیت این روش، تقسیم حجم کار و کاهش زمان تدوین گزارش‌هاست. ارزیابان به دلیل آگاهی از جزئیات جلسه جمع‌بندی و نیز مشاهده رفتار شرکت کنندگان گزینه مناسبی برای نوشتن گزارش‌ها محسوب می‌شوند. مهم‌ترین عیب نگارش گزارش توسط ارزیابان، ضرورت تعهد بیشتر آن‌هاست. چون کارهای جاری ارزیاب باعث تاخیر در نوشتن شده و توانایی آن‌ها را برای جمع‌آوری جزئیات مخدوش می‌کند.

نکته

استفاده از شرکت‌کنندگان برای تهیه گزارش بسیار نادر است و بیشتر در مراکز ارزیابی خودشناسی مورد استفاده قرار می‌گیرد. مزیت این روش اشتیاق و تعهد شرکت کننده است. در این حالت باید پیش از اتمام مرکز گزارش نوشته شود، چون بعد از برگشت شرکت کننده به محل کار، این امر برایش اولویت چندانی نخواهد داشت. مهم‌ترین عیب این روش، عدم عینیت شرکت‌کننده و بدتر از آن مخدوش شدن واقعیت است.

چنانچه یک کانون ارزیابی بدون ارائه گزارش‌های مختلف به مدیر مربوطه و شرکت کنندگان عملیاتی شود، اعتماد و اعتقاد کارکنان نسبت به اجرای آن به شدت کاهش می‌یابد. بنابراین هر یک از ذی‎نفعان کلیدی مراکز ارزیابی شامل مدیریت ارشد، سهامداران، شرکت کننده، واحد منابع انسانی و سرپرست مربوطه هستند که هر یک براساس نیاز ذاتی که دارند از نتایج مرکز بهره مند می‌گردند.