مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان فرایند برنامه‌ریزی و کنترل میزان زمان صرف شده برای فعالیت‌های خاص است. مدیریت خوب زمان به فرد این امکان را می‌دهد که در مدت زمان کوتاه‌تری کارهای بیشتری را انجام دهد، استرس را کاهش داده و منجر به موفقیت شغلی می‌شود.
در این مقاله خواهیم داشت :
مزایای مدیریت زمان
توانایی مدیریت موثر زمان مهم است. مدیریت زمان خوب منجر به بهبود کارایی و بهره‌وری، استرس کمتر و موفقیت بیشتر در زندگی می‌شود. در اینجا برخی از مزایای مدیریت موثر زمان ذکر شده است:
1. تسکین استرس
ایجاد و پیروی از برنامه کاری، اضطراب را کاهش می‌دهد. با بررسی موارد موجود در لیست “کارهای انجام شده”، می‌بینید که پیشرفت ملموسی دارید. این به شما کمک می‌کند تا با نگرانی در مورد انجام کارها از استرس جلوگیری کنید.
2. زمان بیشتر
مدیریت زمان خوب به شما زمان بیشتری می‌دهد تا در زندگی روزمره خود صرف کنید. افرادی که می‌توانند زمان را به طور موثر مدیریت کرده و از داشتن زمان بیشتر برای صرف سرگرمی یا سایر کارهای شخصی لذت می‌برند.
3. فرصت‌های بیشتر
مدیریت خوب زمان منجر به فرصت‌های بیشتر و اتلاف وقت کمتر برای فعالیت‌های بی اهمیت می‌شود. مهارتهای مدیریت زمان خوب ویژگی‌های کلیدی هستند که کارفرمایان به دنبال آن هستند. توانایی اولویت بندی و برنامه‌ریزی کار برای هر سازمانی بسیار مطلوب است.
4. توانایی تحقق اهداف
افرادی که مدیریت زمان خوبی را انجام می‌دهند، می‌توانند اهداف خود را بهتر بدست آورند و این کار را در مدت زمان کوتاه‌تری انجام می‌دهند.
فهرست نکاتی برای مدیریت زمان موثر
پس از در نظر گرفتن مزایای مدیریت زمان، بیایید راه‌هایی را برای مدیریت موثر زمان بررسی کنیم:
1. اهداف را به درستی تعیین کنید
اهدافی را تعیین کنید که قابل دستیابی و اندازه‌گیری باشند. هنگام تعیین اهداف از روش SMART استفاده کنید. در اصل، مطمئن شوید که اهدافی که تعیین کرده‌اید مشخص، قابل اندازه‌گیری، دست یافتنی، مرتبط و به موقع هستند.
2. اولویت‌بندی را عاقلانه انجام دهید
وظایف را بر اساس اهمیت و فوریت اولویت‌بندی کنید. به عنوان مثال، به کارهای روزانه خود نگاه کنید و تعیین کنید که کدام‌ها عبارتند از:
- مهم و فوری: این کارها را فوراً انجام دهید.
- مهم اما فوری نیست: زمان انجام این کارها را تعیین کنید.
- فوری اما مهم نیست: در صورت امکان این وظایف را واگذار کنید.
- فوری و مهم نیست: اینها را کنار بگذارید تا بعداً انجام دهید.
3. برای انجام یک کار محدودیت زمانی تعیین کنید
تعیین محدودیت زمانی برای انجام وظایف به شما کمک می کند تمرکز و کارآیی بیشتری داشته باشید. انجام کمی تلاش اضافی برای تصمیم گیری در مورد زمان مورد نیاز برای اختصاص هر کار نیز می‌تواند به شما در تشخیص مشکلات احتمالی قبل از بروز آنها کمک کند. به این ترتیب می‌توانید برای مقابله با آنها برنامه‌ریزی کنید.
مثال:
فرض کنید برای جلسه باید پنج نظر به موقع بنویسید. با این حال، شما متوجه می‌شوید که تنها می‌توانید چهار مورد از آنها را در زمان باقی مانده قبل از جلسه انجام دهید. اگر از قبل به این واقعیت واقف شدید، ممکن است بتوانید به راحتی نوشتن یکی از نظرات را به شخص دیگری واگذار کنید. با این حال، اگر از قبل زحمت انجام وظایف خود را به خود نداده‌اید، ممکن است تنها یک ساعت قبل از جلسه متوجه مشکل زمان خود نشده باشید.
در آن زمان، ممکن است پیدا کردن فردی که یکی از بررسی‌ها را به او واگذار کنید بسیار دشوارتر باشد و برای آن فرد دشوارتر است که وظیفه شما را در زمان خود تنظیم کند.
4. بین کارها استراحت کنید
هنگام انجام بسیاری از وظایف بدون وقفه، تمرکز و انگیزه سخت تر است. به برخی از وقفه بین کارها اجازه دهید تا سرتان را خالی کرده و خود را تازه کنید. یک چرت کوتاه، پیاده روی کوتاه یا مدیتیشن را در نظر بگیرید.
5. خود را سازماندهی کنید
از تقویم خود برای مدیریت زمان طولانی تر استفاده کنید. مهلت پروژه‌ها یا وظایفی که بخشی از تکمیل پروژه کلی هستند را بنویسید. به این فکر کنید که چه روزهایی ممکن است برای اختصاص دادن به کارهای خاص بهتر باشد. به عنوان مثال، ممکن است لازم باشد جلسه‌ای را برای بحث در مورد جریان نقدی در روزی که می‌دانید CFO شرکت در دسترس است، برنامه‌ریزی کنید.
6. وظایف/فعالیت‌های غیر ضروری را حذف کنید
حذف فعالیت‌ها یا کارهای اضافی مهم است. تعیین کنید که چه چیزی مهم است و چه چیزی ارزش وقت شما را دارد. حذف وظایف/فعالیت‌های غیر ضروری باعث می‌شود زمان بیشتری صرف شود تا به کارهای مهم اختصاص داده شود.
7. از قبل برنامه‌ریزی کنید
اطمینان حاصل کنید که هر روز را با ایده‌ای روشن از آنچه باید انجام دهید. آنچه باید در آن روز انجام دهید، شروع کنید. در نظر بگیرید که در پایان هر روز کاری، پیش بروید و لیست کارهای روزمره خود را بنویسید. به این ترتیب می‌توانید صبح روز بعد به دوباره این امر را تکرار کنید.
پیامدهای مدیریت ضعیف زمان
بیایید پیامدهای مدیریت ضعیف زمان را نیز در نظر بگیریم.
1. گردش کار ضعیف
ناتوانی در برنامه‌ریزی قبلی و پایبندی به اهداف به معنای کارایی ضعیف است. به عنوان مثال، اگر چندین وظیفه مهم برای تکمیل وجود داشته باشد، یک برنامه موثر می‌تواند تکمیل مراحل مرتبط باشد. با هم یا پی در پی با این حال، اگر از قبل برنامه‌ریزی نکنید، ممکن است در انجام کار خود مجبور شوید به عقب و جلو بپرید یا به عقب برگردید. این به معنی کاهش کارایی و بهره‌وری کمتر است.
2. اتلاف وقت
مدیریت ضعیف زمان منجر به اتلاف وقت می‌شود. به عنوان مثال، با صحبت کردن با دوستان در شبکه‌های اجتماعی در حین انجام یک تکلیف، شما حواس خود را پرت کرده و زمان را هدر می‌دهید.
3. از دست دادن کنترل
با ندانستن وظیفه بعدی، از دست دادن کنترل زندگی خود رنج می‌برید. این می‌تواند به سطوح بالاتر استرس و اضطراب کمک کند.
4. کیفیت پایین کار
ضعف مدیریت زمان معمولاً کیفیت کار شما را تحت تأثیر قرار می‌دهد. به عنوان مثال، مجبور شدن برای انجام وظایف در آخرین لحظه عجله می‌کند، معمولاً کیفیت را به خطر می‌اندازد.
5. شهرت ضعیف
اگر مشتریان یا کارفرمای شما نتوانند برای انجام به موقع وظایف به شما اعتماد کنند، انتظارات و برداشت آنها از شما تحت تأثیر منفی قرار می‌گیرد. اگر مشتری نتواند برای انجام کار به موقع به شما اعتماد کند، به احتمال زیاد مشاغل خود را به جایی دیگر خواهد برد.
منبع:
بدون دیدگاه